Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

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Thanks to chensiyuan

Wenn man der aktive Kopf einer Gruppe ist, hat man viel mit der Organisation von Treffen zu tun. Soll man nun die Halle fürs Fußballspielen reservieren, auch wenn man noch gar nicht weiß, ob man genug Mitspieler für 2 Teams findet? Wenn ja, dann darf man auf keinen Fall vergessen, die Halle wieder rechtzeitig abzusagen, sonst muss man sie am Ende trotzdem bezahlen.

Auch wenn man eine Raftingtour mit Freunden organisieren will, ist man auf eine Mindestanzahl von Teilnehmern angewiesen. Dieser Blogeintrag erklärt Euch anhand dieser beiden Beispiele, wie SocSoc Euch bei diesem Problem hilft, denn unsere neue Funktion namens Mindestteilnehmer ist live!

Das Problem mit der Soccerhalle

Vielleicht habt Ihr ja schon Euer wöchentliches Training als SocSoc-Einladung angelegt oder Ihr ladet noch mühsam per Email ein (dann solltet Ihr erstmal auf SocSoc zur Organisation Eurer Mannschaftstrainings umstellen).

In dem SocSoc-Training könnt Ihr als Gastgeber nun über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ den Punkt „Mindestteilnehmer“ anklicken.

mindest_teilnehmer

Hier könnt Ihr mehrere Einstellungen vornehmen:

  1. Die Nachhakmail – das ist eine Mail, die zu einem von Euch definierten Zeitpunkt an alle Teilnehmer versendet wird, die noch nicht zu- oder abgesagt haben. Mit der Mail werden säumige Teammitglieder aufgefordert, doch endlich mal zu- oder abzusagen
  2. Die Mindestanzahl an Teilnehmern – hier trägst Du z.B. 12 ein, wenn Ihr 6 gegen 6 Fußball spielen wollt. Haben bis zu dem von Dir festgelegten Zeitpunkt noch nicht genügend Teilnehmer zugesagt, so wird das Treffen automatisch abgesagt. Alle werden darüber per Mail informiert! Für Dich als Organisator wäre das dann das Zeichen eine reservierte Halle wieder freizugeben.
  3. Die Erinnerungsmail – die kennt man ja schon von allen anderen SocSoc-Einladungen. Aber wir haben die Konfiguration hier mit aufgenommen, weil es jetzt ja nur Sinn macht eine Erinnerung zu versenden, wenn das Treffen nicht abgesagt wurde.

Wenn Ihr eine der automatischen Aktionen nicht für Euere Organisation braucht, dann könnt Ihr einfach den entsprechenden Haken entfernen. Die Reihenfolge der Aktionen ist wichtig, so könnt Ihr z.B. nicht die Nachhakmail nach der Absage versenden lassen – macht ja auch keinen Sinn…

min_part_calendar

Mit der obigen Beispieleinstellung, würde also am 19. August eine Mail versendet, dass die Mitspieler noch zusagen sollen. Wenn am 20.ten noch nicht mindestens 4 Teilnehmer zugesagt haben, so würde das ganze Team per Mail informiert, dass das Treffen abgesagt wird.

Hoffentlich wird es nicht abgesagt, und es haben genug aus der Mannschaft zugesagt. Dann gibt’s am Mittwoch vor dem Spiel noch eine Erinnerungsmail an alle.

Ein leeres Raftingboat

Eine Raftingtour wird man jetzt nicht regelmäßig mit Freunden veranstallten, aber auch hier ist die SocSoc-Funktion „Mindetteilnehmer“ sinnvoll.

Wenn Du z.B. 4 Wochen vor dem Termin anfängst, die Tour zu planen und Deine Kollegen und Freunde mit SocSoc einzuladen, dann könntest Du z.B. die Nachhakmail auf 2 Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt setzen – wer bis dahin noch nicht zugesagt hat, bekommt dann nochmal eine Aufforderung zuzusagen – das erleichtert Dir ja sehr die Planung, wenn Du frühzeitig weißt, wer denn nun dabei ist und wer nicht.

Ob es bei einer Bootstour Sinn macht, sie zu eine gewissen Zeitpunkt abzusagen, falls noch nicht genug Teilnehmer zugesagt haben, müsst Ihr von Fall zu Fall entscheiden.

Eine Erinnerungsmail für die ganz verplanten Kumpels ist jedenfalls keine schlechte Idee!

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Ein Gedanke zu „Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

  1. Pingback: Nicht zu viele, nicht zu wenige… | socsocblog

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