Gründe für die Absage eines Treffens

Es ist ja ganz schön, dass man mit SocSoc einfach seine Treffen planen kann (vom Ausflug, über die Band- oder Chorprobe bis zum Fußballtraining), aber manchmal muss man ein Treffen auch absagen – auch das geht einfach mit SocSoc.

Automatische Absage

Es gibt ja sogar die Möglichkeit, ein Treffen automatisch von SocSoc absagen zu lassen, wenn nicht genügend Teilnehmer zugesagt haben. Dann bekommen alle eine Mail, dass das Treffen nicht statt findet, und niemand steht alleine vor verschlossener Tür.

Aber es könnte ja auch noch andere Gründe geben, wann wir ein Treffen automatisiert absagen könnten. Vielleicht wenn der Trainer krank geworden ist? Oder wenn man im Chor singt, und der Chorleiter nicht kommen kann (und deswegen nicht zugesagt hat oder sogar abgesagt hat). Gibt’s im Chor vielleicht sogar den Fall, dass mindestens einer von den Bass-Sängern zugesagt haben muss, ansonsten sollte die Probe abgesagt werden?

Dann bräuchten wir in SocSoc sowas wie Rollen – ein paar Teilnehmer bekommen die Rolle Bass oder Co-Trainer oder Torwart. Wenn dann aus dieser Gruppe nicht genügend Teilnehmer zugesagt  haben, muss das ganze Treffen abgesagt werden.

Müssen wir mal drüber nachdenken, ob es sowas in SocSoc braucht, und ob wir das einfach und verständlich in SocSoc integrieren könnten.

Anderes Thema: unregelmäßige Wiederholungen der Treffen

Was es jedenfalls wirklich gibt, sind Chöre, die in der einen Woche am Samstag proben (da können die Studenten) in der nächsten am Donnerstag und in der folgenden Woche am Dienstag (jeweils können da immer andere Leute…). Die Konzerte singen solche Chöre dann wohl nur an Sonntagen – da findet dann hoffentlich jedes Mitglied Zeit 🙂

Weil in diesem Fall aber die Verteilung selbst nicht regelmäßig ist, kommen wir jetzt jedenfalls nicht in die Notsituation und müssen SocSoc extra dafür erweitern.

Wenn man so ein unregelmäßiges (aber wiederkehrendes) Treffen mit SocSoc organisieren möchte, so kann man z.B. eine Einladung dafür erstellen und immer wieder neue Treffpunkte bzw. Termine anlegen und die in der Vergangenheit liegenden Termine löschen. Es gibt z.B. eine Sportgruppe, die so ihre Trainings organisiert.

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Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

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Thanks to chensiyuan

Wenn man der aktive Kopf einer Gruppe ist, hat man viel mit der Organisation von Treffen zu tun. Soll man nun die Halle fürs Fußballspielen reservieren, auch wenn man noch gar nicht weiß, ob man genug Mitspieler für 2 Teams findet? Wenn ja, dann darf man auf keinen Fall vergessen, die Halle wieder rechtzeitig abzusagen, sonst muss man sie am Ende trotzdem bezahlen.

Auch wenn man eine Raftingtour mit Freunden organisieren will, ist man auf eine Mindestanzahl von Teilnehmern angewiesen. Dieser Blogeintrag erklärt Euch anhand dieser beiden Beispiele, wie SocSoc Euch bei diesem Problem hilft, denn unsere neue Funktion namens Mindestteilnehmer ist live!

Das Problem mit der Soccerhalle

Vielleicht habt Ihr ja schon Euer wöchentliches Training als SocSoc-Einladung angelegt oder Ihr ladet noch mühsam per Email ein (dann solltet Ihr erstmal auf SocSoc zur Organisation Eurer Mannschaftstrainings umstellen).

In dem SocSoc-Training könnt Ihr als Gastgeber nun über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ den Punkt „Mindestteilnehmer“ anklicken.

mindest_teilnehmer

Hier könnt Ihr mehrere Einstellungen vornehmen:

  1. Die Nachhakmail – das ist eine Mail, die zu einem von Euch definierten Zeitpunkt an alle Teilnehmer versendet wird, die noch nicht zu- oder abgesagt haben. Mit der Mail werden säumige Teammitglieder aufgefordert, doch endlich mal zu- oder abzusagen
  2. Die Mindestanzahl an Teilnehmern – hier trägst Du z.B. 12 ein, wenn Ihr 6 gegen 6 Fußball spielen wollt. Haben bis zu dem von Dir festgelegten Zeitpunkt noch nicht genügend Teilnehmer zugesagt, so wird das Treffen automatisch abgesagt. Alle werden darüber per Mail informiert! Für Dich als Organisator wäre das dann das Zeichen eine reservierte Halle wieder freizugeben.
  3. Die Erinnerungsmail – die kennt man ja schon von allen anderen SocSoc-Einladungen. Aber wir haben die Konfiguration hier mit aufgenommen, weil es jetzt ja nur Sinn macht eine Erinnerung zu versenden, wenn das Treffen nicht abgesagt wurde.

Wenn Ihr eine der automatischen Aktionen nicht für Euere Organisation braucht, dann könnt Ihr einfach den entsprechenden Haken entfernen. Die Reihenfolge der Aktionen ist wichtig, so könnt Ihr z.B. nicht die Nachhakmail nach der Absage versenden lassen – macht ja auch keinen Sinn…

min_part_calendar

Mit der obigen Beispieleinstellung, würde also am 19. August eine Mail versendet, dass die Mitspieler noch zusagen sollen. Wenn am 20.ten noch nicht mindestens 4 Teilnehmer zugesagt haben, so würde das ganze Team per Mail informiert, dass das Treffen abgesagt wird.

Hoffentlich wird es nicht abgesagt, und es haben genug aus der Mannschaft zugesagt. Dann gibt’s am Mittwoch vor dem Spiel noch eine Erinnerungsmail an alle.

Ein leeres Raftingboat

Eine Raftingtour wird man jetzt nicht regelmäßig mit Freunden veranstallten, aber auch hier ist die SocSoc-Funktion „Mindetteilnehmer“ sinnvoll.

Wenn Du z.B. 4 Wochen vor dem Termin anfängst, die Tour zu planen und Deine Kollegen und Freunde mit SocSoc einzuladen, dann könntest Du z.B. die Nachhakmail auf 2 Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt setzen – wer bis dahin noch nicht zugesagt hat, bekommt dann nochmal eine Aufforderung zuzusagen – das erleichtert Dir ja sehr die Planung, wenn Du frühzeitig weißt, wer denn nun dabei ist und wer nicht.

Ob es bei einer Bootstour Sinn macht, sie zu eine gewissen Zeitpunkt abzusagen, falls noch nicht genug Teilnehmer zugesagt haben, müsst Ihr von Fall zu Fall entscheiden.

Eine Erinnerungsmail für die ganz verplanten Kumpels ist jedenfalls keine schlechte Idee!

Trainingsplaner für Lauftreff, wiederkehrendes Mannschaftstraining, Fußball und mehr…

Es gibt einfach zu viele Bezeichnungen für die Aufgabe, die sich mit SocSoc am besten lösen lässt. Als Trainer oder Mannschaftsführer seht man ja oft vor dem Problem, dass man den Mitspielern hinterher telefonieren muss, um herauszubekommen, ob alle zum vereinbarten Termin kommen werden.

Da ist es egal, ob es ein einmaliges Spaßspiel mit Arbeitskollegen ist oder regelmäßig trainiert und gespielt wird. Das Gruppenterminmanagement ist keine leichte Aufgabe.

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Thanks to chensiyuan

Egal, ob man eine Eishalle für ein Hockeyspiel oder einen Court für’s Soccer mietet. Wenn nicht rechtzeitig genügend Mitspieler zugesagt haben, steht man da, kann die Halle nicht mehr absagen, und muss die Kosten dafür durch eine zu kleine Anzahl von Mitspielern teilen – sehr ärgerlich! Meistens muss man ja eine Halle mindestens 48 Stunden vor dem Termin absagen.

Mit SocSoc sieht man, wie viele Teilnehmer bereits zugesagt haben. Zudem erhalten alle Update-Mails, sobald andere Spieler zu oder abgesagt haben. Über die Kommentarfunktion kann man Mitfahrgelegenheiten ausmachen. Falls noch andere Dinge zu klären sind – z.B. wer kümmert sich um den Hallenschlüssel – kann man eine Aufgabenliste anlegen.

Praktisch ist auch, zwischen mehreren Terminen abzustimmen – also ob diese Woche besser der Montag für das Basketballspiel nach der Arbeit anvisiert wird oder der Mittwoch.

Konfiguration_wiederkehrender_terminDamit der Organisator so wenig Arbeit wie möglich hat, bietet SocSoc auch die Möglichkeit automatisch zu wiederholenden Terminen einzuladen. Egal ob jede Woche Dienstags und Donnerstags oder nur jede zweite Woche Montags – einmal die Wiederholung konfiguriert und die Termine werden automatisch angelegt und die Mails dazu verschickt.

Für die nahe Zukunft planen wir auch noch das Feature „Mindestteilnehmer“. Da gibt der Organisator an, wieviele Mitspieler nötig sind, dass es Sinn macht, sich zum Spiel zu treffen. Wenn Ihr z.B. Basketball 5 gegen 5 spielen wollt, gibt der Spielführer „10“ als Mindestanzahl an. Dann ist einstellbar, dass z.B. 3 Tage vorher nochmal eine Aufforderungsmail an alle Teilnehmer gesendet wird, dass sie noch zu- oder absagen sollen. Wenn 2 Tage vorher noch nicht genügend Spieler zugesagt haben, dann wird der Termin automatisch abgesagt – wie praktisch!

Zudem wollen wir auch eine Einstellung für eine Maximalteilnehmeranzahl entwickeln. Das würde dann so aussehen: Ihr wollt 2 mal 4 gegeneinander Hallenfußball zocken. Und weil ihr alle topfit seid, wollt ihr keine Auswechselspieler, also braucht Ihr genau 8 Personen. Sobald 8 Spieler zu einem Termin zugesagt haben, kann kein anderer Spieler mehr zusagen. Sagt kurzfristig wieder ein Spieler ab, so bekommen alle, die noch nicht zugesagt haben, eine Mail, dass wieder ein Platz frei ist. Wer dann zuerst zusagt, hat den Platz!

So, genug der Theorie für heute – bestimmt habt Ihr jetzt Lust auf’s Zocken. Wie wär’s mit einem Spielchen Hallenfußball in Erlangen?

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