Automatische Mail, wenn man einen Nachrücker braucht

Indoor_soccer_singapore_z
Thanks to chensiyuan

Bei der Organisation einer Sportgruppe (Fußball, Volleyball, Soccer, Badminton, Schwimmtraining, Bowlen, Basketball) passiert es immer wieder, dass man eine feste Anzahl von Spielern braucht, dass das Spiel oder Training gut aufgeht. Manchmal ist es auch wichtig, dass man eine gerade Anzahl an Mitspielern hat, so dass man zwei gleich große Teams bekommt.

Mit dem Treffenplaner SocSoc kannst Du das ohne Mühe sicherstellen. Du kannst z.B. eine Maximalanzahl an Teilnehmern einstellen – sagen wir mal 10 Personen (5 je Team). Wenn dann 10 Leute aus Eurer Gruppe zu einem Trainigstermin zugesagt haben, kann kein weiterer Teilnehmer zusagen. Sobald einer von denen wieder absagt, bekommen alle, die noch nicht zu- oder abgesagt haben eine Mail. Wer zuerst auf die Mail reagiert, und mit einem Klick zusagt, der hat den Platz im Training und ist der Nachrücker.

So habt Ihr immer genau die richtige Zahl an Mitspielern – und das ohne nervige Rumtelefoniererei kurz vor dem Termin.

Hier sind nochmal alle Details beschrieben, wie man mit SocSoc am besten ein Training in der Gruppe organisiert – sei es einmalig oder regelmäßig wiederkehrend.

Advertisements

Gründe für die Absage eines Treffens

Es ist ja ganz schön, dass man mit SocSoc einfach seine Treffen planen kann (vom Ausflug, über die Band- oder Chorprobe bis zum Fußballtraining), aber manchmal muss man ein Treffen auch absagen – auch das geht einfach mit SocSoc.

Automatische Absage

Es gibt ja sogar die Möglichkeit, ein Treffen automatisch von SocSoc absagen zu lassen, wenn nicht genügend Teilnehmer zugesagt haben. Dann bekommen alle eine Mail, dass das Treffen nicht statt findet, und niemand steht alleine vor verschlossener Tür.

Aber es könnte ja auch noch andere Gründe geben, wann wir ein Treffen automatisiert absagen könnten. Vielleicht wenn der Trainer krank geworden ist? Oder wenn man im Chor singt, und der Chorleiter nicht kommen kann (und deswegen nicht zugesagt hat oder sogar abgesagt hat). Gibt’s im Chor vielleicht sogar den Fall, dass mindestens einer von den Bass-Sängern zugesagt haben muss, ansonsten sollte die Probe abgesagt werden?

Dann bräuchten wir in SocSoc sowas wie Rollen – ein paar Teilnehmer bekommen die Rolle Bass oder Co-Trainer oder Torwart. Wenn dann aus dieser Gruppe nicht genügend Teilnehmer zugesagt  haben, muss das ganze Treffen abgesagt werden.

Müssen wir mal drüber nachdenken, ob es sowas in SocSoc braucht, und ob wir das einfach und verständlich in SocSoc integrieren könnten.

Anderes Thema: unregelmäßige Wiederholungen der Treffen

Was es jedenfalls wirklich gibt, sind Chöre, die in der einen Woche am Samstag proben (da können die Studenten) in der nächsten am Donnerstag und in der folgenden Woche am Dienstag (jeweils können da immer andere Leute…). Die Konzerte singen solche Chöre dann wohl nur an Sonntagen – da findet dann hoffentlich jedes Mitglied Zeit 🙂

Weil in diesem Fall aber die Verteilung selbst nicht regelmäßig ist, kommen wir jetzt jedenfalls nicht in die Notsituation und müssen SocSoc extra dafür erweitern.

Wenn man so ein unregelmäßiges (aber wiederkehrendes) Treffen mit SocSoc organisieren möchte, so kann man z.B. eine Einladung dafür erstellen und immer wieder neue Treffpunkte bzw. Termine anlegen und die in der Vergangenheit liegenden Termine löschen. Es gibt z.B. eine Sportgruppe, die so ihre Trainings organisiert.

Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

Indoor_soccer_singapore_z
Thanks to chensiyuan

Wenn man der aktive Kopf einer Gruppe ist, hat man viel mit der Organisation von Treffen zu tun. Soll man nun die Halle fürs Fußballspielen reservieren, auch wenn man noch gar nicht weiß, ob man genug Mitspieler für 2 Teams findet? Wenn ja, dann darf man auf keinen Fall vergessen, die Halle wieder rechtzeitig abzusagen, sonst muss man sie am Ende trotzdem bezahlen.

Auch wenn man eine Raftingtour mit Freunden organisieren will, ist man auf eine Mindestanzahl von Teilnehmern angewiesen. Dieser Blogeintrag erklärt Euch anhand dieser beiden Beispiele, wie SocSoc Euch bei diesem Problem hilft, denn unsere neue Funktion namens Mindestteilnehmer ist live!

Das Problem mit der Soccerhalle

Vielleicht habt Ihr ja schon Euer wöchentliches Training als SocSoc-Einladung angelegt oder Ihr ladet noch mühsam per Email ein (dann solltet Ihr erstmal auf SocSoc zur Organisation Eurer Mannschaftstrainings umstellen).

In dem SocSoc-Training könnt Ihr als Gastgeber nun über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ den Punkt „Mindestteilnehmer“ anklicken.

mindest_teilnehmer

Hier könnt Ihr mehrere Einstellungen vornehmen:

  1. Die Nachhakmail – das ist eine Mail, die zu einem von Euch definierten Zeitpunkt an alle Teilnehmer versendet wird, die noch nicht zu- oder abgesagt haben. Mit der Mail werden säumige Teammitglieder aufgefordert, doch endlich mal zu- oder abzusagen
  2. Die Mindestanzahl an Teilnehmern – hier trägst Du z.B. 12 ein, wenn Ihr 6 gegen 6 Fußball spielen wollt. Haben bis zu dem von Dir festgelegten Zeitpunkt noch nicht genügend Teilnehmer zugesagt, so wird das Treffen automatisch abgesagt. Alle werden darüber per Mail informiert! Für Dich als Organisator wäre das dann das Zeichen eine reservierte Halle wieder freizugeben.
  3. Die Erinnerungsmail – die kennt man ja schon von allen anderen SocSoc-Einladungen. Aber wir haben die Konfiguration hier mit aufgenommen, weil es jetzt ja nur Sinn macht eine Erinnerung zu versenden, wenn das Treffen nicht abgesagt wurde.

Wenn Ihr eine der automatischen Aktionen nicht für Euere Organisation braucht, dann könnt Ihr einfach den entsprechenden Haken entfernen. Die Reihenfolge der Aktionen ist wichtig, so könnt Ihr z.B. nicht die Nachhakmail nach der Absage versenden lassen – macht ja auch keinen Sinn…

min_part_calendar

Mit der obigen Beispieleinstellung, würde also am 19. August eine Mail versendet, dass die Mitspieler noch zusagen sollen. Wenn am 20.ten noch nicht mindestens 4 Teilnehmer zugesagt haben, so würde das ganze Team per Mail informiert, dass das Treffen abgesagt wird.

Hoffentlich wird es nicht abgesagt, und es haben genug aus der Mannschaft zugesagt. Dann gibt’s am Mittwoch vor dem Spiel noch eine Erinnerungsmail an alle.

Ein leeres Raftingboat

Eine Raftingtour wird man jetzt nicht regelmäßig mit Freunden veranstallten, aber auch hier ist die SocSoc-Funktion „Mindetteilnehmer“ sinnvoll.

Wenn Du z.B. 4 Wochen vor dem Termin anfängst, die Tour zu planen und Deine Kollegen und Freunde mit SocSoc einzuladen, dann könntest Du z.B. die Nachhakmail auf 2 Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt setzen – wer bis dahin noch nicht zugesagt hat, bekommt dann nochmal eine Aufforderung zuzusagen – das erleichtert Dir ja sehr die Planung, wenn Du frühzeitig weißt, wer denn nun dabei ist und wer nicht.

Ob es bei einer Bootstour Sinn macht, sie zu eine gewissen Zeitpunkt abzusagen, falls noch nicht genug Teilnehmer zugesagt haben, müsst Ihr von Fall zu Fall entscheiden.

Eine Erinnerungsmail für die ganz verplanten Kumpels ist jedenfalls keine schlechte Idee!

Noch ein Grund mehr, zusammen in einer Kneipe Fußball zu schauen

FussballschauenDas 90elf Internet-Fußball-Radio hat nicht mehr den Zuschlag für die Übertragungsrechte der Bundesliga erhalten. Schade um die schöne Pionierarbeit… einen Kommentar dazu gibt es hier.

Jetzt muss man in Zukunft also auch die Bundesligaspiele in einer Bar anschauen (wenn man nicht den ARD Radioprogrammen den Vorzug gibt).

Also wieder eine Sportsbar raussuchen, die Spielzeiten Eures Lieblingsvereins habt Ihr ja sowieso im Kopf, und auf www.socsoc.de bei den Einladungen das Theme gemeinsam Fussball schauen auswählen.

Kurz den Titel und wenn Ihr wollt die Beschreibung eintragen, beim Ausfüllen (zweiter Schritt) bei wo die ausgesuchte Sportsbar eintragen und bei wann den Termin des Spiels.

Jetzt noch die email-Adressen eintragen und los geht’s!