Gründe für die Absage eines Treffens

Es ist ja ganz schön, dass man mit SocSoc einfach seine Treffen planen kann (vom Ausflug, über die Band- oder Chorprobe bis zum Fußballtraining), aber manchmal muss man ein Treffen auch absagen – auch das geht einfach mit SocSoc.

Automatische Absage

Es gibt ja sogar die Möglichkeit, ein Treffen automatisch von SocSoc absagen zu lassen, wenn nicht genügend Teilnehmer zugesagt haben. Dann bekommen alle eine Mail, dass das Treffen nicht statt findet, und niemand steht alleine vor verschlossener Tür.

Aber es könnte ja auch noch andere Gründe geben, wann wir ein Treffen automatisiert absagen könnten. Vielleicht wenn der Trainer krank geworden ist? Oder wenn man im Chor singt, und der Chorleiter nicht kommen kann (und deswegen nicht zugesagt hat oder sogar abgesagt hat). Gibt’s im Chor vielleicht sogar den Fall, dass mindestens einer von den Bass-Sängern zugesagt haben muss, ansonsten sollte die Probe abgesagt werden?

Dann bräuchten wir in SocSoc sowas wie Rollen – ein paar Teilnehmer bekommen die Rolle Bass oder Co-Trainer oder Torwart. Wenn dann aus dieser Gruppe nicht genügend Teilnehmer zugesagt  haben, muss das ganze Treffen abgesagt werden.

Müssen wir mal drüber nachdenken, ob es sowas in SocSoc braucht, und ob wir das einfach und verständlich in SocSoc integrieren könnten.

Anderes Thema: unregelmäßige Wiederholungen der Treffen

Was es jedenfalls wirklich gibt, sind Chöre, die in der einen Woche am Samstag proben (da können die Studenten) in der nächsten am Donnerstag und in der folgenden Woche am Dienstag (jeweils können da immer andere Leute…). Die Konzerte singen solche Chöre dann wohl nur an Sonntagen – da findet dann hoffentlich jedes Mitglied Zeit 🙂

Weil in diesem Fall aber die Verteilung selbst nicht regelmäßig ist, kommen wir jetzt jedenfalls nicht in die Notsituation und müssen SocSoc extra dafür erweitern.

Wenn man so ein unregelmäßiges (aber wiederkehrendes) Treffen mit SocSoc organisieren möchte, so kann man z.B. eine Einladung dafür erstellen und immer wieder neue Treffpunkte bzw. Termine anlegen und die in der Vergangenheit liegenden Termine löschen. Es gibt z.B. eine Sportgruppe, die so ihre Trainings organisiert.

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SocSoc macht Urlaub…

Sommerurlaub in einer Gruppe planen…und damit meine ich jetzt nicht, dass man mit SocSoc schön den Urlaub in einer Gruppe planen kann, sondern, dass wir jetzt für einige Zeit selbst mal im Urlaub sind. Das heißt, dass die Beantwortung von Fragen in unserem Feedback-Formular etwas länger dauern können.

Dafür gibt’s aber seit heute noch eine neue Version von SocSoc. Ab jetzt gibt es die Möglichkeit, einen maximale Anzahl an Teilnehmern, die zusagen dürfen, festzulegen. Wer zuerst zusagt, der bekommt den Platz.

Falls wieder eine Person absagt, bekommen alle anderen eine Mail, dass wieder ein Platz frei ist! Probiert es einfach mal aus. Der „Gastgeber“ (also derjenige, der das SocSoc-Event angelegt hat) kann es über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ -> „Maximalteilnehmer“ aktivieren. Nach dem Urlaub gibt’s bestimmt noch mal einen ausführlichen Blogeintrag zu dem Thema – aber es sollte eigentlich selbsterklärend sein 🙂

Also ab jetzt kein Ärger mehr, wenn der Ausflugsbus zu voll ist oder zu viele beim Mannschaftssport auf der Ersatzbank sitzen bleiben müssen…

Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

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Thanks to chensiyuan

Wenn man der aktive Kopf einer Gruppe ist, hat man viel mit der Organisation von Treffen zu tun. Soll man nun die Halle fürs Fußballspielen reservieren, auch wenn man noch gar nicht weiß, ob man genug Mitspieler für 2 Teams findet? Wenn ja, dann darf man auf keinen Fall vergessen, die Halle wieder rechtzeitig abzusagen, sonst muss man sie am Ende trotzdem bezahlen.

Auch wenn man eine Raftingtour mit Freunden organisieren will, ist man auf eine Mindestanzahl von Teilnehmern angewiesen. Dieser Blogeintrag erklärt Euch anhand dieser beiden Beispiele, wie SocSoc Euch bei diesem Problem hilft, denn unsere neue Funktion namens Mindestteilnehmer ist live!

Das Problem mit der Soccerhalle

Vielleicht habt Ihr ja schon Euer wöchentliches Training als SocSoc-Einladung angelegt oder Ihr ladet noch mühsam per Email ein (dann solltet Ihr erstmal auf SocSoc zur Organisation Eurer Mannschaftstrainings umstellen).

In dem SocSoc-Training könnt Ihr als Gastgeber nun über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ den Punkt „Mindestteilnehmer“ anklicken.

mindest_teilnehmer

Hier könnt Ihr mehrere Einstellungen vornehmen:

  1. Die Nachhakmail – das ist eine Mail, die zu einem von Euch definierten Zeitpunkt an alle Teilnehmer versendet wird, die noch nicht zu- oder abgesagt haben. Mit der Mail werden säumige Teammitglieder aufgefordert, doch endlich mal zu- oder abzusagen
  2. Die Mindestanzahl an Teilnehmern – hier trägst Du z.B. 12 ein, wenn Ihr 6 gegen 6 Fußball spielen wollt. Haben bis zu dem von Dir festgelegten Zeitpunkt noch nicht genügend Teilnehmer zugesagt, so wird das Treffen automatisch abgesagt. Alle werden darüber per Mail informiert! Für Dich als Organisator wäre das dann das Zeichen eine reservierte Halle wieder freizugeben.
  3. Die Erinnerungsmail – die kennt man ja schon von allen anderen SocSoc-Einladungen. Aber wir haben die Konfiguration hier mit aufgenommen, weil es jetzt ja nur Sinn macht eine Erinnerung zu versenden, wenn das Treffen nicht abgesagt wurde.

Wenn Ihr eine der automatischen Aktionen nicht für Euere Organisation braucht, dann könnt Ihr einfach den entsprechenden Haken entfernen. Die Reihenfolge der Aktionen ist wichtig, so könnt Ihr z.B. nicht die Nachhakmail nach der Absage versenden lassen – macht ja auch keinen Sinn…

min_part_calendar

Mit der obigen Beispieleinstellung, würde also am 19. August eine Mail versendet, dass die Mitspieler noch zusagen sollen. Wenn am 20.ten noch nicht mindestens 4 Teilnehmer zugesagt haben, so würde das ganze Team per Mail informiert, dass das Treffen abgesagt wird.

Hoffentlich wird es nicht abgesagt, und es haben genug aus der Mannschaft zugesagt. Dann gibt’s am Mittwoch vor dem Spiel noch eine Erinnerungsmail an alle.

Ein leeres Raftingboat

Eine Raftingtour wird man jetzt nicht regelmäßig mit Freunden veranstallten, aber auch hier ist die SocSoc-Funktion „Mindetteilnehmer“ sinnvoll.

Wenn Du z.B. 4 Wochen vor dem Termin anfängst, die Tour zu planen und Deine Kollegen und Freunde mit SocSoc einzuladen, dann könntest Du z.B. die Nachhakmail auf 2 Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt setzen – wer bis dahin noch nicht zugesagt hat, bekommt dann nochmal eine Aufforderung zuzusagen – das erleichtert Dir ja sehr die Planung, wenn Du frühzeitig weißt, wer denn nun dabei ist und wer nicht.

Ob es bei einer Bootstour Sinn macht, sie zu eine gewissen Zeitpunkt abzusagen, falls noch nicht genug Teilnehmer zugesagt haben, müsst Ihr von Fall zu Fall entscheiden.

Eine Erinnerungsmail für die ganz verplanten Kumpels ist jedenfalls keine schlechte Idee!

Urlaubsplanung Teil 2

Sommerurlaub in einer Gruppe planenIm letzten Blogeintrag haben wir ja mal die Urlaubszielfindung beleuchtet. Heute gibt’s ein Tutorial, wie man mit SocSoc seinen Urlaub in der Gruppe planen kann.

Dazu geht Ihr auf www.socsoc.de und wählt eines der Urlaubsplanugsthemes oder klickt gleich hier. In die Beschreibung könnt Ihr z.B. reinschreiben, welche Punkte Ihr mit Euren Mitreisenden klären wollt.

TreffpunktItalienAuf der nächsten Seite, macht Ihr Euren Vorschlag, wann die Reise wohin gehen soll. Auf „weitere Optionen“ könnt Ihr auch den vorgegebenen Vorschlag löschen oder einen weiteren hinzufügen.

Wenn Ihr zuerst nur die Zeit abstimmen wollt, dann könnt Ihr auch die „Karte“ zuklappen und in den „Ort“ nur „Terminvorschlag 1“ oder sowas schreiben.

Jetzt noch Deine Emailadresse als „Gastgeber“ eintragen und die Emailadressen der Freunde, mit denen Du den Urlaub planen willst. (wir senden selbstverständlich keinen Spam an die Mailadressen!)

UrlaubsEinladung Auf der letzten Seite kannst Du nochmal alle Eingaben überprüfen. Dann auf „Event anlegen!“ klicken. Du erhältst noch eine Mail, in der Du die Anlage bestätigen musst und schon bekommen Deine Freude ein Mail mit einem Link, über den alle auf Eure Urlaubsplanung zugreifen können – jetzt geht’s los!

urlaubsvorschlaegeEure Freunde oder Du selbst können über den Button „weiterer Vorschlag“ noch andere Urlaubsziele hinzufügen. Über die Daumen nach oben/unten stimmt Ihr ab, für welches Reiseziel sich die meisten begeistern können.

Am Ende der Abstimmung klickst Du als „Gastgeber“ auf das grüne „Abgemacht“-Symbol. Das wird dann Euer endgültiges Urlaubsziel 🙂

Nehmen wir mal an, dass Ihr Euch auf den Italienurlaub geeinigt habt. Die Planung ist ja damit noch lange nicht vorbei. Ihr könnt jetzt über „+Listen“ eine Abstimmung anlegen, welche Ausflüge Ihr in den 2 Wochen unternehmen wollt.

UrlaubsAbstimmungAusfluege

ItalienMitbringlisteMan sieht schon, dass hier Faulpelze in den Urlaub fahren – am liebsten nur am Strand rumlungern… 😉

Oder Ihr legt eine „Offene Auswahlliste“ als Mitbringliste an. Ihr sammelt darin die Dinge oder Aufgaben, die erledigt werden müssen und hakt ab, wer sich darum kümmert. Eure Liste wird bestimmt noch länger… den Grill nicht vergessen!

Na dann: Viel Spaß bei der gemeinsamen Urlaubsplanung!

Das Ganze funktioniert auch im kleineren Rahmen gut, z.B. bei der Organisation einer Städtereise oder wenn Ihr mit Euren Freunden einen Ausflug auf die Beine stellt.

In den Beispielen könnt Ihr einfach Eure eigenen Vorschläge (z.B. Barcelona statt Prag) eintragen und Euren Freunden zur Abstimmung stellen!