Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

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Thanks to chensiyuan

Wenn man der aktive Kopf einer Gruppe ist, hat man viel mit der Organisation von Treffen zu tun. Soll man nun die Halle fürs Fußballspielen reservieren, auch wenn man noch gar nicht weiß, ob man genug Mitspieler für 2 Teams findet? Wenn ja, dann darf man auf keinen Fall vergessen, die Halle wieder rechtzeitig abzusagen, sonst muss man sie am Ende trotzdem bezahlen.

Auch wenn man eine Raftingtour mit Freunden organisieren will, ist man auf eine Mindestanzahl von Teilnehmern angewiesen. Dieser Blogeintrag erklärt Euch anhand dieser beiden Beispiele, wie SocSoc Euch bei diesem Problem hilft, denn unsere neue Funktion namens Mindestteilnehmer ist live!

Das Problem mit der Soccerhalle

Vielleicht habt Ihr ja schon Euer wöchentliches Training als SocSoc-Einladung angelegt oder Ihr ladet noch mühsam per Email ein (dann solltet Ihr erstmal auf SocSoc zur Organisation Eurer Mannschaftstrainings umstellen).

In dem SocSoc-Training könnt Ihr als Gastgeber nun über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ den Punkt „Mindestteilnehmer“ anklicken.

mindest_teilnehmer

Hier könnt Ihr mehrere Einstellungen vornehmen:

  1. Die Nachhakmail – das ist eine Mail, die zu einem von Euch definierten Zeitpunkt an alle Teilnehmer versendet wird, die noch nicht zu- oder abgesagt haben. Mit der Mail werden säumige Teammitglieder aufgefordert, doch endlich mal zu- oder abzusagen
  2. Die Mindestanzahl an Teilnehmern – hier trägst Du z.B. 12 ein, wenn Ihr 6 gegen 6 Fußball spielen wollt. Haben bis zu dem von Dir festgelegten Zeitpunkt noch nicht genügend Teilnehmer zugesagt, so wird das Treffen automatisch abgesagt. Alle werden darüber per Mail informiert! Für Dich als Organisator wäre das dann das Zeichen eine reservierte Halle wieder freizugeben.
  3. Die Erinnerungsmail – die kennt man ja schon von allen anderen SocSoc-Einladungen. Aber wir haben die Konfiguration hier mit aufgenommen, weil es jetzt ja nur Sinn macht eine Erinnerung zu versenden, wenn das Treffen nicht abgesagt wurde.

Wenn Ihr eine der automatischen Aktionen nicht für Euere Organisation braucht, dann könnt Ihr einfach den entsprechenden Haken entfernen. Die Reihenfolge der Aktionen ist wichtig, so könnt Ihr z.B. nicht die Nachhakmail nach der Absage versenden lassen – macht ja auch keinen Sinn…

min_part_calendar

Mit der obigen Beispieleinstellung, würde also am 19. August eine Mail versendet, dass die Mitspieler noch zusagen sollen. Wenn am 20.ten noch nicht mindestens 4 Teilnehmer zugesagt haben, so würde das ganze Team per Mail informiert, dass das Treffen abgesagt wird.

Hoffentlich wird es nicht abgesagt, und es haben genug aus der Mannschaft zugesagt. Dann gibt’s am Mittwoch vor dem Spiel noch eine Erinnerungsmail an alle.

Ein leeres Raftingboat

Eine Raftingtour wird man jetzt nicht regelmäßig mit Freunden veranstallten, aber auch hier ist die SocSoc-Funktion „Mindetteilnehmer“ sinnvoll.

Wenn Du z.B. 4 Wochen vor dem Termin anfängst, die Tour zu planen und Deine Kollegen und Freunde mit SocSoc einzuladen, dann könntest Du z.B. die Nachhakmail auf 2 Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt setzen – wer bis dahin noch nicht zugesagt hat, bekommt dann nochmal eine Aufforderung zuzusagen – das erleichtert Dir ja sehr die Planung, wenn Du frühzeitig weißt, wer denn nun dabei ist und wer nicht.

Ob es bei einer Bootstour Sinn macht, sie zu eine gewissen Zeitpunkt abzusagen, falls noch nicht genug Teilnehmer zugesagt haben, müsst Ihr von Fall zu Fall entscheiden.

Eine Erinnerungsmail für die ganz verplanten Kumpels ist jedenfalls keine schlechte Idee!

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Anlage wiederholender Treffen – z.B. Trainings

Ihr trefft Euch regelmäßig zur Bandprobe, zur Chorprobe, zum Fußballtraining, zum Streetballspielen, zum Spieleabend, zum Stammtisch? Und an irgendjemandem von Euch bleibt die Arbeit hängen, jede Woche oder jeden Monat das Treffen zu organisieren.

Mit SocSoc wird diese Arbeit leichter! Dieser Blogeintrag zeigt Euch, wie Ihr ein wiederkehrendes Treffen anlegt:

Beispiel: Neuanlage eines wiederkehrenden Trainings

  1. Dazu geht Ihr auf die SocSoc-Startseite zur Neuanlage eines Treffens.Neuanlage wiederkehrendes treffen oder training
  2. Wähle eines der Beispiele oder regelmäßige Einladung ohne Vorgaben
  3. Auf der folgende Seite gibst Du den Titel und wenn Du willst eine Beschreibung an. Ich habe mal nur den Titel „Training“ angegeben.
  4. Dann legst Du den ersten Treffpunkt an.
    Konfiguration treffpunkt termin
  5. Wenn Du zwei Termine pro Woche brauchst, dann kannst Du über „weitere Optionen“ -> „weiteren Treffpunkt erstellen“ noch einen Termin hinzufügen. Weil Du dabei den vorhandenen Treffpunkt kopieren kannst, musst Du nur das Datum ändern.
  6. Auf der nächsten Seite stellst Du ein, ob Dein Termin jeden Tag, jede Woche oder jede 2.te Woche usw. wiederholt werden soll. Wenn Du im vorherigen Schritt zwei Termine angelegt hast, dann werden sie beide jede Woche wiederholt.Konfiguration wiederkehrender termin wöchentlich
    Termine, die sich z.B. jeden 1.ten Dienstag im Monat wiederholen sollen, unterstützen wir noch nicht – wir arbeiten aber dran. Wenn es wichtig für Euch ist, dann gebt uns Bescheid, dass wir uns mit der Entwicklung mehr beeilen sollen ;-).
  7. Auf der nächsten Seite gibst Du Deine email-Adresse ein, danach die email-Adressen Deiner Mitspieler/Innen (wir verschicken übrigens weder Spam, noch verkaufen wir die email-Adressen an Dritte!)
  8. Jetzt erhältst Du nochmal eine Übersicht und dann bestätigst Du die Anlage.
  9. Zur Kontrolle Deiner email-Adresse, bekommst Du einen Link geschickt, über den Du das Event aktivierst und dann erhalten alle Mitspieler/Innen die Einladung zum ersten Termin!

Das klingt nach ganz schön vielen Schritten, ist aber kein großer Aufwand. Und das Beste ist – ab jetzt läuft alles automatisch! Du siehst sofort, wer schon alles zu den Terminen zugesagt hat, zwei Tage vor jedem Termin (einstellbar) wird noch eine Erinnerung rausgeschickt und die Einladungen für die nächsten Wochen werden ohne Dein Zutun versendet!

Wenn Du zum Beispiel 2 Termine in der Woche angegeben hast, dann schaut die Einladungsmail wie folgt aus:

trainingMail

Eine Woche später wird dann die Einladung für die beiden Termine in der nächsten Woche versendet.

Unabhängig davon, nach welcher Regel Du den Termin wiederholst, wird die Einladung immer 7 Tage vorher versendet. Vielleicht machen wir das auch mal einstellbar, so dass die neuen Einladungen erst rausgehen, wenn der vorige Termin schon stattgefunden hat. So kann es dann nicht mehr passieren, dass man die Einladungen verwechselt und eventuell zum falsche Termin zu- oder absagt.

Wie Outlook-Termine für private Treffen

Was ist SocSoc? Die letzte Antwort war: SocSoc ist wie Outlook-Termine für private Zwecke.

Ja, so ähnlich ist SocSoc, denn man macht Termine aus und es gibt eine Erinnerungsmail. Aber es ist noch viel mehr! Jedoch fällt es nicht leicht, alle Anwendungsgebiete von SocSoc in einen schönen Satz zu packen, der dann nicht zu abstrakt ist. Denn SocSoc kann alles das:

  • zu einem Termin Einladen, das kann eine Geburtstagsfeier, ein Treffen, ein Konzertbesuch, ein Kinoabend und andere Dinge mit einem oder mehreren festen Terminen sein
    • Wieviele Gäste kommen?
    • Wieviele Konzertkarten müssen wir bestellen?
    • Können wir eine Fahrgemeinschaft dorthin bilden?
  • etwas Planen:
    • Wer hilft mit, beim Frühjahrsputz im Kindergarten-Garten?
    • Wer hilft mit bei der Vorbereitung zum Schulsommerfest oder zum Vereinsjubiläum?
    • Wann ist der beste Termin dafür?
    • Wer übernimmt welche Aufgabe?
    • Wann ist ein guter Abend für ein gemeinsames Grillen?
    • Wer bringt welchen Salat dafür mit?
    • Wo und wann unternehmen wir zusammen einen Ausflug? eine Städtereise? einen Urlaub?
  • sich regelmäßig treffen:
    • Sind wir genug Leute, dass das Training stattfinden kann?
    • Ist diese Woche das Training draußen auf dem Platz oder in der Halle?
    • Wieviele Leute kommen zum Lauftreff?
    • Auch zur Organisation der Chorprobe oder Bandprobe!

Immer dabei ist natürlich die Kommentar- und Chatfunktion. So kommt Leben in Eure Planung! Außerdem bekommen alle Teilnehmer Updates, wenn es Neuigkeiten rund um das Treffen gibt – einstellbar, wie oft die Updatemails gewünscht sind, dass niemand davon genervt wird.

socsocbanner

Urlaubsplanung Teil 2

Sommerurlaub in einer Gruppe planenIm letzten Blogeintrag haben wir ja mal die Urlaubszielfindung beleuchtet. Heute gibt’s ein Tutorial, wie man mit SocSoc seinen Urlaub in der Gruppe planen kann.

Dazu geht Ihr auf www.socsoc.de und wählt eines der Urlaubsplanugsthemes oder klickt gleich hier. In die Beschreibung könnt Ihr z.B. reinschreiben, welche Punkte Ihr mit Euren Mitreisenden klären wollt.

TreffpunktItalienAuf der nächsten Seite, macht Ihr Euren Vorschlag, wann die Reise wohin gehen soll. Auf „weitere Optionen“ könnt Ihr auch den vorgegebenen Vorschlag löschen oder einen weiteren hinzufügen.

Wenn Ihr zuerst nur die Zeit abstimmen wollt, dann könnt Ihr auch die „Karte“ zuklappen und in den „Ort“ nur „Terminvorschlag 1“ oder sowas schreiben.

Jetzt noch Deine Emailadresse als „Gastgeber“ eintragen und die Emailadressen der Freunde, mit denen Du den Urlaub planen willst. (wir senden selbstverständlich keinen Spam an die Mailadressen!)

UrlaubsEinladung Auf der letzten Seite kannst Du nochmal alle Eingaben überprüfen. Dann auf „Event anlegen!“ klicken. Du erhältst noch eine Mail, in der Du die Anlage bestätigen musst und schon bekommen Deine Freude ein Mail mit einem Link, über den alle auf Eure Urlaubsplanung zugreifen können – jetzt geht’s los!

urlaubsvorschlaegeEure Freunde oder Du selbst können über den Button „weiterer Vorschlag“ noch andere Urlaubsziele hinzufügen. Über die Daumen nach oben/unten stimmt Ihr ab, für welches Reiseziel sich die meisten begeistern können.

Am Ende der Abstimmung klickst Du als „Gastgeber“ auf das grüne „Abgemacht“-Symbol. Das wird dann Euer endgültiges Urlaubsziel 🙂

Nehmen wir mal an, dass Ihr Euch auf den Italienurlaub geeinigt habt. Die Planung ist ja damit noch lange nicht vorbei. Ihr könnt jetzt über „+Listen“ eine Abstimmung anlegen, welche Ausflüge Ihr in den 2 Wochen unternehmen wollt.

UrlaubsAbstimmungAusfluege

ItalienMitbringlisteMan sieht schon, dass hier Faulpelze in den Urlaub fahren – am liebsten nur am Strand rumlungern… 😉

Oder Ihr legt eine „Offene Auswahlliste“ als Mitbringliste an. Ihr sammelt darin die Dinge oder Aufgaben, die erledigt werden müssen und hakt ab, wer sich darum kümmert. Eure Liste wird bestimmt noch länger… den Grill nicht vergessen!

Na dann: Viel Spaß bei der gemeinsamen Urlaubsplanung!

Das Ganze funktioniert auch im kleineren Rahmen gut, z.B. bei der Organisation einer Städtereise oder wenn Ihr mit Euren Freunden einen Ausflug auf die Beine stellt.

In den Beispielen könnt Ihr einfach Eure eigenen Vorschläge (z.B. Barcelona statt Prag) eintragen und Euren Freunden zur Abstimmung stellen!