Automatische Mail, wenn man einen Nachrücker braucht

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Thanks to chensiyuan

Bei der Organisation einer Sportgruppe (Fußball, Volleyball, Soccer, Badminton, Schwimmtraining, Bowlen, Basketball) passiert es immer wieder, dass man eine feste Anzahl von Spielern braucht, dass das Spiel oder Training gut aufgeht. Manchmal ist es auch wichtig, dass man eine gerade Anzahl an Mitspielern hat, so dass man zwei gleich große Teams bekommt.

Mit dem Treffenplaner SocSoc kannst Du das ohne Mühe sicherstellen. Du kannst z.B. eine Maximalanzahl an Teilnehmern einstellen – sagen wir mal 10 Personen (5 je Team). Wenn dann 10 Leute aus Eurer Gruppe zu einem Trainigstermin zugesagt haben, kann kein weiterer Teilnehmer zusagen. Sobald einer von denen wieder absagt, bekommen alle, die noch nicht zu- oder abgesagt haben eine Mail. Wer zuerst auf die Mail reagiert, und mit einem Klick zusagt, der hat den Platz im Training und ist der Nachrücker.

So habt Ihr immer genau die richtige Zahl an Mitspielern – und das ohne nervige Rumtelefoniererei kurz vor dem Termin.

Hier sind nochmal alle Details beschrieben, wie man mit SocSoc am besten ein Training in der Gruppe organisiert – sei es einmalig oder regelmäßig wiederkehrend.

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Soccer in Hessen – wo gibt’s Hallen zum mieten?

So langsam wird’s ja wirklich ungemütlich draußen. Selbst als harter Kerl will man da vielleicht lieber in der Halle spielen, als in Regen und Matsch, wo jedes Bremsmanöver zur Rutschpartie wird. Mal hinfallen ist ja nicht immer so witzig wie in den Shows (Sacha Baron Cohen bekommt den Charlie Chaplin Britannia Award for Excellence in Comedy – sehr komischer Auftritt mit Rollstuhl).

team training Hallen gibt es ja wie Sand am Meer. Z.B. in Hessen in Linsengericht. Über diesen Link kannst Du gleich Deine Freunde zum Training einladen.

Soccers-Point gibt es in Frankfurt und in Offenbach. Zu mieten gibt es jeweils unterschiedlich große Kunstrasenplätze – da ist für jede Mannschaftsgröße was dabei! Lade Deine Freunde zum Training in Frankfurt ein!

Weitere Soccerhallen und Fußballschulen in Hessen sind:

Damit Ihr die Fußballhalle nicht umsonst mietet, gibt es z.B. die Funktion, dass Treffen zum Training bei zu wenigen Mitspielern abgesagt wird. Dann könnt Ihr rechtzeitig die Hallen stornieren, nicht dass der Organisator auf den Kosten sitzen bleibt.

Einen Überblick über die Funktionen von SocSoc zum Organisieren einer Mannschafft zum Training oder zum regelmäßigen Spiel gibt diese Seite.

Falls noch jemanden interessiert, warum Fußball in der Halle Futsal heißt, der möge hier nachsehen.

Nicht zu viele, nicht zu wenige…

Sei es dass man das wöchentliche Hallenfußballspiel mit den Arbeitskollegen organisiert, einen Ausflug in einen Freizeitpark mit einer Kindergruppe oder eine Raftingtour mit Freunden.

Im ersten Fall sollten genau so viele Kollegen mitkommen, dass man den Soccerplatz, den man reserviert hat, auch voll bekommt. Zu elft spielt es sich eben schlecht auf einem Platz für acht Mitspieler – zu siebt ist aber auch nicht wirklich ideal.

Der Freizeitpark bietet vielleicht Gruppenrabatte an, die man ab einer Mindestanzahl von Teilnehmern wahrnehmen kann (siehe dazu auch unseren Blogeintrag über das Mindestteilnehmerplugin von SocSoc). Aber die Anzahl ist oft nach oben begrenzt. Wenn man einen Bus gemietet hat, um zum Freizeitpark zu kommen, ist die Sitzplatzanzahl auch begrenzt. Da ist es praktisch, wenn jedes Elternteil in SocSoc auch die Anzahl der Kinder angeben kann, die mitkommen.

Im letzten Fall sind die Plätze für eine Schlauchbootfahrt auch begrenzt.

In SocSoc kann man über das Hinzufügen des Tools „Maximalteilnehmer“ die Teilnehmeranzahl begrenzen. Dann können nur so viele Personen zusagen, wie der Gastgeber eingestellt hat.

Und was ist, wenn kurzfristig noch jemand absagt?

Kein Problem – wenn die maximale Belegung einmal erreicht war, und nun ein Teilnehmer absagt, bekommen alle anderen automatisch eine Mail, dass wieder ein Platz zur Verfügung steht. Mit einem Klick in der Mail können sich die Teilnehmer dann den Platz schnappen. Wer zuerst zusagt, hat den freien Platz ergattert!

Du als Organisator des Treffens hattest damit keine Arbeit. Keine panischen Rundrufe mehr, wenn jemand kurzfristig abgesagt hat!

Wie kann ich die Einstellung in meinem SocSoc-Event vornehmen?

Wenn man noch kein SocSoc-Event für das geplante Treffen angelegt hat, kann man dies kostenlos auf www.socsoc.de tun.

Im Event kann man dann über „weitere Optionen“ -> „Tools hinzufügen“ -> „Maximalteilnehmer“ das Plugin für sein Event aktivieren.

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Dann den Haken setzen, die maximale Anzahl eintragen und auf „ok“ klicken – fertig 🙂

Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

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Thanks to chensiyuan

Wenn man der aktive Kopf einer Gruppe ist, hat man viel mit der Organisation von Treffen zu tun. Soll man nun die Halle fürs Fußballspielen reservieren, auch wenn man noch gar nicht weiß, ob man genug Mitspieler für 2 Teams findet? Wenn ja, dann darf man auf keinen Fall vergessen, die Halle wieder rechtzeitig abzusagen, sonst muss man sie am Ende trotzdem bezahlen.

Auch wenn man eine Raftingtour mit Freunden organisieren will, ist man auf eine Mindestanzahl von Teilnehmern angewiesen. Dieser Blogeintrag erklärt Euch anhand dieser beiden Beispiele, wie SocSoc Euch bei diesem Problem hilft, denn unsere neue Funktion namens Mindestteilnehmer ist live!

Das Problem mit der Soccerhalle

Vielleicht habt Ihr ja schon Euer wöchentliches Training als SocSoc-Einladung angelegt oder Ihr ladet noch mühsam per Email ein (dann solltet Ihr erstmal auf SocSoc zur Organisation Eurer Mannschaftstrainings umstellen).

In dem SocSoc-Training könnt Ihr als Gastgeber nun über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ den Punkt „Mindestteilnehmer“ anklicken.

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Hier könnt Ihr mehrere Einstellungen vornehmen:

  1. Die Nachhakmail – das ist eine Mail, die zu einem von Euch definierten Zeitpunkt an alle Teilnehmer versendet wird, die noch nicht zu- oder abgesagt haben. Mit der Mail werden säumige Teammitglieder aufgefordert, doch endlich mal zu- oder abzusagen
  2. Die Mindestanzahl an Teilnehmern – hier trägst Du z.B. 12 ein, wenn Ihr 6 gegen 6 Fußball spielen wollt. Haben bis zu dem von Dir festgelegten Zeitpunkt noch nicht genügend Teilnehmer zugesagt, so wird das Treffen automatisch abgesagt. Alle werden darüber per Mail informiert! Für Dich als Organisator wäre das dann das Zeichen eine reservierte Halle wieder freizugeben.
  3. Die Erinnerungsmail – die kennt man ja schon von allen anderen SocSoc-Einladungen. Aber wir haben die Konfiguration hier mit aufgenommen, weil es jetzt ja nur Sinn macht eine Erinnerung zu versenden, wenn das Treffen nicht abgesagt wurde.

Wenn Ihr eine der automatischen Aktionen nicht für Euere Organisation braucht, dann könnt Ihr einfach den entsprechenden Haken entfernen. Die Reihenfolge der Aktionen ist wichtig, so könnt Ihr z.B. nicht die Nachhakmail nach der Absage versenden lassen – macht ja auch keinen Sinn…

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Mit der obigen Beispieleinstellung, würde also am 19. August eine Mail versendet, dass die Mitspieler noch zusagen sollen. Wenn am 20.ten noch nicht mindestens 4 Teilnehmer zugesagt haben, so würde das ganze Team per Mail informiert, dass das Treffen abgesagt wird.

Hoffentlich wird es nicht abgesagt, und es haben genug aus der Mannschaft zugesagt. Dann gibt’s am Mittwoch vor dem Spiel noch eine Erinnerungsmail an alle.

Ein leeres Raftingboat

Eine Raftingtour wird man jetzt nicht regelmäßig mit Freunden veranstallten, aber auch hier ist die SocSoc-Funktion „Mindetteilnehmer“ sinnvoll.

Wenn Du z.B. 4 Wochen vor dem Termin anfängst, die Tour zu planen und Deine Kollegen und Freunde mit SocSoc einzuladen, dann könntest Du z.B. die Nachhakmail auf 2 Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt setzen – wer bis dahin noch nicht zugesagt hat, bekommt dann nochmal eine Aufforderung zuzusagen – das erleichtert Dir ja sehr die Planung, wenn Du frühzeitig weißt, wer denn nun dabei ist und wer nicht.

Ob es bei einer Bootstour Sinn macht, sie zu eine gewissen Zeitpunkt abzusagen, falls noch nicht genug Teilnehmer zugesagt haben, müsst Ihr von Fall zu Fall entscheiden.

Eine Erinnerungsmail für die ganz verplanten Kumpels ist jedenfalls keine schlechte Idee!

Plan Deinen Kick mit SocSoc

Bald könnt Ihr auf der Seite des erlangen.laolafussballcenter.de und der Seite des www.soccerjam-paderborn.com Euren nächsten Kick im Team planen!

Hier schonmal die Links für Ungeduldige:

Plan Dein Fußballspiel in Erlangen mit SocSoc Plan Dein Fußballspiel in Paderborn mit SocSoc

…und so geht’s weiter:

  • Datum und Uhrzeit auswählen
  • Deine email-Adresse eingeben
  • die email-Adressen der Teammitglieder eintragen
  • den zugesendeten Link bestätigen
  • und schon seht Ihr, wer alles mit zum Soccer nach Erlangen oder Paderborn kommt!
  • Wenn der Termin vorbei ist, und Ihr Lust habt, Euch wieder mit Freunden zum Fußball zu treffen, dann kopiert einfach die SocSoc-Einladung, legt das neue Datum fest und los geht’s!

Wer nicht in Erlangen oder Paderborn spielen will, kann seine Mannschaft trotzdem über SocSoc organisieren! Plan Deinen Kick mit SocSoc!

Trainingsplaner für Lauftreff, wiederkehrendes Mannschaftstraining, Fußball und mehr…

Es gibt einfach zu viele Bezeichnungen für die Aufgabe, die sich mit SocSoc am besten lösen lässt. Als Trainer oder Mannschaftsführer seht man ja oft vor dem Problem, dass man den Mitspielern hinterher telefonieren muss, um herauszubekommen, ob alle zum vereinbarten Termin kommen werden.

Da ist es egal, ob es ein einmaliges Spaßspiel mit Arbeitskollegen ist oder regelmäßig trainiert und gespielt wird. Das Gruppenterminmanagement ist keine leichte Aufgabe.

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Thanks to chensiyuan

Egal, ob man eine Eishalle für ein Hockeyspiel oder einen Court für’s Soccer mietet. Wenn nicht rechtzeitig genügend Mitspieler zugesagt haben, steht man da, kann die Halle nicht mehr absagen, und muss die Kosten dafür durch eine zu kleine Anzahl von Mitspielern teilen – sehr ärgerlich! Meistens muss man ja eine Halle mindestens 48 Stunden vor dem Termin absagen.

Mit SocSoc sieht man, wie viele Teilnehmer bereits zugesagt haben. Zudem erhalten alle Update-Mails, sobald andere Spieler zu oder abgesagt haben. Über die Kommentarfunktion kann man Mitfahrgelegenheiten ausmachen. Falls noch andere Dinge zu klären sind – z.B. wer kümmert sich um den Hallenschlüssel – kann man eine Aufgabenliste anlegen.

Praktisch ist auch, zwischen mehreren Terminen abzustimmen – also ob diese Woche besser der Montag für das Basketballspiel nach der Arbeit anvisiert wird oder der Mittwoch.

Konfiguration_wiederkehrender_terminDamit der Organisator so wenig Arbeit wie möglich hat, bietet SocSoc auch die Möglichkeit automatisch zu wiederholenden Terminen einzuladen. Egal ob jede Woche Dienstags und Donnerstags oder nur jede zweite Woche Montags – einmal die Wiederholung konfiguriert und die Termine werden automatisch angelegt und die Mails dazu verschickt.

Für die nahe Zukunft planen wir auch noch das Feature „Mindestteilnehmer“. Da gibt der Organisator an, wieviele Mitspieler nötig sind, dass es Sinn macht, sich zum Spiel zu treffen. Wenn Ihr z.B. Basketball 5 gegen 5 spielen wollt, gibt der Spielführer „10“ als Mindestanzahl an. Dann ist einstellbar, dass z.B. 3 Tage vorher nochmal eine Aufforderungsmail an alle Teilnehmer gesendet wird, dass sie noch zu- oder absagen sollen. Wenn 2 Tage vorher noch nicht genügend Spieler zugesagt haben, dann wird der Termin automatisch abgesagt – wie praktisch!

Zudem wollen wir auch eine Einstellung für eine Maximalteilnehmeranzahl entwickeln. Das würde dann so aussehen: Ihr wollt 2 mal 4 gegeneinander Hallenfußball zocken. Und weil ihr alle topfit seid, wollt ihr keine Auswechselspieler, also braucht Ihr genau 8 Personen. Sobald 8 Spieler zu einem Termin zugesagt haben, kann kein anderer Spieler mehr zusagen. Sagt kurzfristig wieder ein Spieler ab, so bekommen alle, die noch nicht zugesagt haben, eine Mail, dass wieder ein Platz frei ist. Wer dann zuerst zusagt, hat den Platz!

So, genug der Theorie für heute – bestimmt habt Ihr jetzt Lust auf’s Zocken. Wie wär’s mit einem Spielchen Hallenfußball in Erlangen?

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