Nicht zu viele, nicht zu wenige…

Sei es dass man das wöchentliche Hallenfußballspiel mit den Arbeitskollegen organisiert, einen Ausflug in einen Freizeitpark mit einer Kindergruppe oder eine Raftingtour mit Freunden.

Im ersten Fall sollten genau so viele Kollegen mitkommen, dass man den Soccerplatz, den man reserviert hat, auch voll bekommt. Zu elft spielt es sich eben schlecht auf einem Platz für acht Mitspieler – zu siebt ist aber auch nicht wirklich ideal.

Der Freizeitpark bietet vielleicht Gruppenrabatte an, die man ab einer Mindestanzahl von Teilnehmern wahrnehmen kann (siehe dazu auch unseren Blogeintrag über das Mindestteilnehmerplugin von SocSoc). Aber die Anzahl ist oft nach oben begrenzt. Wenn man einen Bus gemietet hat, um zum Freizeitpark zu kommen, ist die Sitzplatzanzahl auch begrenzt. Da ist es praktisch, wenn jedes Elternteil in SocSoc auch die Anzahl der Kinder angeben kann, die mitkommen.

Im letzten Fall sind die Plätze für eine Schlauchbootfahrt auch begrenzt.

In SocSoc kann man über das Hinzufügen des Tools „Maximalteilnehmer“ die Teilnehmeranzahl begrenzen. Dann können nur so viele Personen zusagen, wie der Gastgeber eingestellt hat.

Und was ist, wenn kurzfristig noch jemand absagt?

Kein Problem – wenn die maximale Belegung einmal erreicht war, und nun ein Teilnehmer absagt, bekommen alle anderen automatisch eine Mail, dass wieder ein Platz zur Verfügung steht. Mit einem Klick in der Mail können sich die Teilnehmer dann den Platz schnappen. Wer zuerst zusagt, hat den freien Platz ergattert!

Du als Organisator des Treffens hattest damit keine Arbeit. Keine panischen Rundrufe mehr, wenn jemand kurzfristig abgesagt hat!

Wie kann ich die Einstellung in meinem SocSoc-Event vornehmen?

Wenn man noch kein SocSoc-Event für das geplante Treffen angelegt hat, kann man dies kostenlos auf www.socsoc.de tun.

Im Event kann man dann über „weitere Optionen“ -> „Tools hinzufügen“ -> „Maximalteilnehmer“ das Plugin für sein Event aktivieren.

maximal-teilnehmer

Dann den Haken setzen, die maximale Anzahl eintragen und auf „ok“ klicken – fertig 🙂

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SocSoc macht Urlaub…

Sommerurlaub in einer Gruppe planen…und damit meine ich jetzt nicht, dass man mit SocSoc schön den Urlaub in einer Gruppe planen kann, sondern, dass wir jetzt für einige Zeit selbst mal im Urlaub sind. Das heißt, dass die Beantwortung von Fragen in unserem Feedback-Formular etwas länger dauern können.

Dafür gibt’s aber seit heute noch eine neue Version von SocSoc. Ab jetzt gibt es die Möglichkeit, einen maximale Anzahl an Teilnehmern, die zusagen dürfen, festzulegen. Wer zuerst zusagt, der bekommt den Platz.

Falls wieder eine Person absagt, bekommen alle anderen eine Mail, dass wieder ein Platz frei ist! Probiert es einfach mal aus. Der „Gastgeber“ (also derjenige, der das SocSoc-Event angelegt hat) kann es über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ -> „Maximalteilnehmer“ aktivieren. Nach dem Urlaub gibt’s bestimmt noch mal einen ausführlichen Blogeintrag zu dem Thema – aber es sollte eigentlich selbsterklärend sein 🙂

Also ab jetzt kein Ärger mehr, wenn der Ausflugsbus zu voll ist oder zu viele beim Mannschaftssport auf der Ersatzbank sitzen bleiben müssen…

Automatische Absage wenn nicht genügend Teilnehmer

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Thanks to chensiyuan

Wenn man der aktive Kopf einer Gruppe ist, hat man viel mit der Organisation von Treffen zu tun. Soll man nun die Halle fürs Fußballspielen reservieren, auch wenn man noch gar nicht weiß, ob man genug Mitspieler für 2 Teams findet? Wenn ja, dann darf man auf keinen Fall vergessen, die Halle wieder rechtzeitig abzusagen, sonst muss man sie am Ende trotzdem bezahlen.

Auch wenn man eine Raftingtour mit Freunden organisieren will, ist man auf eine Mindestanzahl von Teilnehmern angewiesen. Dieser Blogeintrag erklärt Euch anhand dieser beiden Beispiele, wie SocSoc Euch bei diesem Problem hilft, denn unsere neue Funktion namens Mindestteilnehmer ist live!

Das Problem mit der Soccerhalle

Vielleicht habt Ihr ja schon Euer wöchentliches Training als SocSoc-Einladung angelegt oder Ihr ladet noch mühsam per Email ein (dann solltet Ihr erstmal auf SocSoc zur Organisation Eurer Mannschaftstrainings umstellen).

In dem SocSoc-Training könnt Ihr als Gastgeber nun über „weitere Optionen…“ -> „Tools hinzufügen“ den Punkt „Mindestteilnehmer“ anklicken.

mindest_teilnehmer

Hier könnt Ihr mehrere Einstellungen vornehmen:

  1. Die Nachhakmail – das ist eine Mail, die zu einem von Euch definierten Zeitpunkt an alle Teilnehmer versendet wird, die noch nicht zu- oder abgesagt haben. Mit der Mail werden säumige Teammitglieder aufgefordert, doch endlich mal zu- oder abzusagen
  2. Die Mindestanzahl an Teilnehmern – hier trägst Du z.B. 12 ein, wenn Ihr 6 gegen 6 Fußball spielen wollt. Haben bis zu dem von Dir festgelegten Zeitpunkt noch nicht genügend Teilnehmer zugesagt, so wird das Treffen automatisch abgesagt. Alle werden darüber per Mail informiert! Für Dich als Organisator wäre das dann das Zeichen eine reservierte Halle wieder freizugeben.
  3. Die Erinnerungsmail – die kennt man ja schon von allen anderen SocSoc-Einladungen. Aber wir haben die Konfiguration hier mit aufgenommen, weil es jetzt ja nur Sinn macht eine Erinnerung zu versenden, wenn das Treffen nicht abgesagt wurde.

Wenn Ihr eine der automatischen Aktionen nicht für Euere Organisation braucht, dann könnt Ihr einfach den entsprechenden Haken entfernen. Die Reihenfolge der Aktionen ist wichtig, so könnt Ihr z.B. nicht die Nachhakmail nach der Absage versenden lassen – macht ja auch keinen Sinn…

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Mit der obigen Beispieleinstellung, würde also am 19. August eine Mail versendet, dass die Mitspieler noch zusagen sollen. Wenn am 20.ten noch nicht mindestens 4 Teilnehmer zugesagt haben, so würde das ganze Team per Mail informiert, dass das Treffen abgesagt wird.

Hoffentlich wird es nicht abgesagt, und es haben genug aus der Mannschaft zugesagt. Dann gibt’s am Mittwoch vor dem Spiel noch eine Erinnerungsmail an alle.

Ein leeres Raftingboat

Eine Raftingtour wird man jetzt nicht regelmäßig mit Freunden veranstallten, aber auch hier ist die SocSoc-Funktion „Mindetteilnehmer“ sinnvoll.

Wenn Du z.B. 4 Wochen vor dem Termin anfängst, die Tour zu planen und Deine Kollegen und Freunde mit SocSoc einzuladen, dann könntest Du z.B. die Nachhakmail auf 2 Wochen vor dem geplanten Zeitpunkt setzen – wer bis dahin noch nicht zugesagt hat, bekommt dann nochmal eine Aufforderung zuzusagen – das erleichtert Dir ja sehr die Planung, wenn Du frühzeitig weißt, wer denn nun dabei ist und wer nicht.

Ob es bei einer Bootstour Sinn macht, sie zu eine gewissen Zeitpunkt abzusagen, falls noch nicht genug Teilnehmer zugesagt haben, müsst Ihr von Fall zu Fall entscheiden.

Eine Erinnerungsmail für die ganz verplanten Kumpels ist jedenfalls keine schlechte Idee!