Gründe für die Absage eines Treffens

Es ist ja ganz schön, dass man mit SocSoc einfach seine Treffen planen kann (vom Ausflug, über die Band- oder Chorprobe bis zum Fußballtraining), aber manchmal muss man ein Treffen auch absagen – auch das geht einfach mit SocSoc.

Automatische Absage

Es gibt ja sogar die Möglichkeit, ein Treffen automatisch von SocSoc absagen zu lassen, wenn nicht genügend Teilnehmer zugesagt haben. Dann bekommen alle eine Mail, dass das Treffen nicht statt findet, und niemand steht alleine vor verschlossener Tür.

Aber es könnte ja auch noch andere Gründe geben, wann wir ein Treffen automatisiert absagen könnten. Vielleicht wenn der Trainer krank geworden ist? Oder wenn man im Chor singt, und der Chorleiter nicht kommen kann (und deswegen nicht zugesagt hat oder sogar abgesagt hat). Gibt’s im Chor vielleicht sogar den Fall, dass mindestens einer von den Bass-Sängern zugesagt haben muss, ansonsten sollte die Probe abgesagt werden?

Dann bräuchten wir in SocSoc sowas wie Rollen – ein paar Teilnehmer bekommen die Rolle Bass oder Co-Trainer oder Torwart. Wenn dann aus dieser Gruppe nicht genügend Teilnehmer zugesagt  haben, muss das ganze Treffen abgesagt werden.

Müssen wir mal drüber nachdenken, ob es sowas in SocSoc braucht, und ob wir das einfach und verständlich in SocSoc integrieren könnten.

Anderes Thema: unregelmäßige Wiederholungen der Treffen

Was es jedenfalls wirklich gibt, sind Chöre, die in der einen Woche am Samstag proben (da können die Studenten) in der nächsten am Donnerstag und in der folgenden Woche am Dienstag (jeweils können da immer andere Leute…). Die Konzerte singen solche Chöre dann wohl nur an Sonntagen – da findet dann hoffentlich jedes Mitglied Zeit 🙂

Weil in diesem Fall aber die Verteilung selbst nicht regelmäßig ist, kommen wir jetzt jedenfalls nicht in die Notsituation und müssen SocSoc extra dafür erweitern.

Wenn man so ein unregelmäßiges (aber wiederkehrendes) Treffen mit SocSoc organisieren möchte, so kann man z.B. eine Einladung dafür erstellen und immer wieder neue Treffpunkte bzw. Termine anlegen und die in der Vergangenheit liegenden Termine löschen. Es gibt z.B. eine Sportgruppe, die so ihre Trainings organisiert.

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Anlage wiederholender Treffen – z.B. Trainings

Ihr trefft Euch regelmäßig zur Bandprobe, zur Chorprobe, zum Fußballtraining, zum Streetballspielen, zum Spieleabend, zum Stammtisch? Und an irgendjemandem von Euch bleibt die Arbeit hängen, jede Woche oder jeden Monat das Treffen zu organisieren.

Mit SocSoc wird diese Arbeit leichter! Dieser Blogeintrag zeigt Euch, wie Ihr ein wiederkehrendes Treffen anlegt:

Beispiel: Neuanlage eines wiederkehrenden Trainings

  1. Dazu geht Ihr auf die SocSoc-Startseite zur Neuanlage eines Treffens.Neuanlage wiederkehrendes treffen oder training
  2. Wähle eines der Beispiele oder regelmäßige Einladung ohne Vorgaben
  3. Auf der folgende Seite gibst Du den Titel und wenn Du willst eine Beschreibung an. Ich habe mal nur den Titel „Training“ angegeben.
  4. Dann legst Du den ersten Treffpunkt an.
    Konfiguration treffpunkt termin
  5. Wenn Du zwei Termine pro Woche brauchst, dann kannst Du über „weitere Optionen“ -> „weiteren Treffpunkt erstellen“ noch einen Termin hinzufügen. Weil Du dabei den vorhandenen Treffpunkt kopieren kannst, musst Du nur das Datum ändern.
  6. Auf der nächsten Seite stellst Du ein, ob Dein Termin jeden Tag, jede Woche oder jede 2.te Woche usw. wiederholt werden soll. Wenn Du im vorherigen Schritt zwei Termine angelegt hast, dann werden sie beide jede Woche wiederholt.Konfiguration wiederkehrender termin wöchentlich
    Termine, die sich z.B. jeden 1.ten Dienstag im Monat wiederholen sollen, unterstützen wir noch nicht – wir arbeiten aber dran. Wenn es wichtig für Euch ist, dann gebt uns Bescheid, dass wir uns mit der Entwicklung mehr beeilen sollen ;-).
  7. Auf der nächsten Seite gibst Du Deine email-Adresse ein, danach die email-Adressen Deiner Mitspieler/Innen (wir verschicken übrigens weder Spam, noch verkaufen wir die email-Adressen an Dritte!)
  8. Jetzt erhältst Du nochmal eine Übersicht und dann bestätigst Du die Anlage.
  9. Zur Kontrolle Deiner email-Adresse, bekommst Du einen Link geschickt, über den Du das Event aktivierst und dann erhalten alle Mitspieler/Innen die Einladung zum ersten Termin!

Das klingt nach ganz schön vielen Schritten, ist aber kein großer Aufwand. Und das Beste ist – ab jetzt läuft alles automatisch! Du siehst sofort, wer schon alles zu den Terminen zugesagt hat, zwei Tage vor jedem Termin (einstellbar) wird noch eine Erinnerung rausgeschickt und die Einladungen für die nächsten Wochen werden ohne Dein Zutun versendet!

Wenn Du zum Beispiel 2 Termine in der Woche angegeben hast, dann schaut die Einladungsmail wie folgt aus:

trainingMail

Eine Woche später wird dann die Einladung für die beiden Termine in der nächsten Woche versendet.

Unabhängig davon, nach welcher Regel Du den Termin wiederholst, wird die Einladung immer 7 Tage vorher versendet. Vielleicht machen wir das auch mal einstellbar, so dass die neuen Einladungen erst rausgehen, wenn der vorige Termin schon stattgefunden hat. So kann es dann nicht mehr passieren, dass man die Einladungen verwechselt und eventuell zum falsche Termin zu- oder absagt.

Trainingsplaner für Lauftreff, wiederkehrendes Mannschaftstraining, Fußball und mehr…

Es gibt einfach zu viele Bezeichnungen für die Aufgabe, die sich mit SocSoc am besten lösen lässt. Als Trainer oder Mannschaftsführer seht man ja oft vor dem Problem, dass man den Mitspielern hinterher telefonieren muss, um herauszubekommen, ob alle zum vereinbarten Termin kommen werden.

Da ist es egal, ob es ein einmaliges Spaßspiel mit Arbeitskollegen ist oder regelmäßig trainiert und gespielt wird. Das Gruppenterminmanagement ist keine leichte Aufgabe.

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Thanks to chensiyuan

Egal, ob man eine Eishalle für ein Hockeyspiel oder einen Court für’s Soccer mietet. Wenn nicht rechtzeitig genügend Mitspieler zugesagt haben, steht man da, kann die Halle nicht mehr absagen, und muss die Kosten dafür durch eine zu kleine Anzahl von Mitspielern teilen – sehr ärgerlich! Meistens muss man ja eine Halle mindestens 48 Stunden vor dem Termin absagen.

Mit SocSoc sieht man, wie viele Teilnehmer bereits zugesagt haben. Zudem erhalten alle Update-Mails, sobald andere Spieler zu oder abgesagt haben. Über die Kommentarfunktion kann man Mitfahrgelegenheiten ausmachen. Falls noch andere Dinge zu klären sind – z.B. wer kümmert sich um den Hallenschlüssel – kann man eine Aufgabenliste anlegen.

Praktisch ist auch, zwischen mehreren Terminen abzustimmen – also ob diese Woche besser der Montag für das Basketballspiel nach der Arbeit anvisiert wird oder der Mittwoch.

Konfiguration_wiederkehrender_terminDamit der Organisator so wenig Arbeit wie möglich hat, bietet SocSoc auch die Möglichkeit automatisch zu wiederholenden Terminen einzuladen. Egal ob jede Woche Dienstags und Donnerstags oder nur jede zweite Woche Montags – einmal die Wiederholung konfiguriert und die Termine werden automatisch angelegt und die Mails dazu verschickt.

Für die nahe Zukunft planen wir auch noch das Feature „Mindestteilnehmer“. Da gibt der Organisator an, wieviele Mitspieler nötig sind, dass es Sinn macht, sich zum Spiel zu treffen. Wenn Ihr z.B. Basketball 5 gegen 5 spielen wollt, gibt der Spielführer „10“ als Mindestanzahl an. Dann ist einstellbar, dass z.B. 3 Tage vorher nochmal eine Aufforderungsmail an alle Teilnehmer gesendet wird, dass sie noch zu- oder absagen sollen. Wenn 2 Tage vorher noch nicht genügend Spieler zugesagt haben, dann wird der Termin automatisch abgesagt – wie praktisch!

Zudem wollen wir auch eine Einstellung für eine Maximalteilnehmeranzahl entwickeln. Das würde dann so aussehen: Ihr wollt 2 mal 4 gegeneinander Hallenfußball zocken. Und weil ihr alle topfit seid, wollt ihr keine Auswechselspieler, also braucht Ihr genau 8 Personen. Sobald 8 Spieler zu einem Termin zugesagt haben, kann kein anderer Spieler mehr zusagen. Sagt kurzfristig wieder ein Spieler ab, so bekommen alle, die noch nicht zugesagt haben, eine Mail, dass wieder ein Platz frei ist. Wer dann zuerst zusagt, hat den Platz!

So, genug der Theorie für heute – bestimmt habt Ihr jetzt Lust auf’s Zocken. Wie wär’s mit einem Spielchen Hallenfußball in Erlangen?

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